Il team di Evermind è stato protagonista alla prima Fiera delle start up dello Stretto sotto diversi aspetti. Abbiamo portato il nostro know how e l’abbiamo condiviso in workshop formativi (come per esempio quello sul web marketing per strutture turistiche), abbiamo raccontato successi e fallimenti di alcuni nostri progetti e abbiamo discusso di opportunità e problemi del lavoro collaborativo e della costruzione di relazioni di valore. Abbiamo portato le nostre competenze grafiche e creative nella realizzazione dei materiali di comunicazione dell’evento.

Ma come in ogni situazione collettiva la singola molecola è una parte del tutto. Con NetMind non sbagli. Questo ambiente collettivo è l’insieme di relazioni, scambi e condivisione che si viene a creare durante un evento. A maggior ragione se grande e spalmato su più giorni come quello cui abbiamo partecipato.

A tal proposito è necessario, a mente fredda, effettuare alcune valutazioni che possono diventare consigli per chi volesse/dovesse organizzare un evento per la propria attività di business.

Gestione oculata delle energie in tutte le fasi

Se il team non è molto esperto nell’organizzazione e non c’è un project manager molto rigido il rischio concreto è quello di consumare eccessive energie in singole fasi (per esempio organizzazione). E’ necessario riunire il team più e più volte, valutare con sincerità e serenità le risorse a disposizione e valutare per cosa è possibile fare degli sforzi e per cosa invece può essere più utile trovare delle strade alternative meno faticose di quelle immaginate inizialmente. Questo perché quando non si dispone di ingenti risorse economiche l’imprevisto è dietro l’angolo e spesso quello che si è progettato all’inizio del processo organizzativo si ribalta di fronte ai dati di fatto. In quest’ottica l’approccio proattivo del problem solving è necessario per non farsi travolgere dagli imprevisti. Affrontare con il sorriso l’intoppo o le richieste inimmaginabili di ospiti e curiosi è sempre molto efficace – decisamente ZenMind – ma, soprattutto, ti consente di non consumare forze fresche in inutili lamentele che generano pessimismi e che ti fanno perdere di vista gli obiettivi finali.

Il messaggio non sei tu, ma quello che succede

Quando organizzi un evento ricordati sempre di non essere borioso, stucchevole e invadente nella tua presenza visiva e contenutistica. A meno che tu non sia un improbabile divo di Hollywood, anche quello che consideri come tuo pubblico parteciperà ai tuoi eventi se succederà qualcosa di speciale. Se offrirai qualcosa di imperdibile, da raccontare a colleghi, parenti e amici. Fidelizzati e neofiti si avvicinano a te per quello che fai non semplicemente per chi sei. Dunque valuta sempre con estrema attenzione il territorio in cui hai intenzione di agire e costruisci l’impianto contenutistico sulla base delle curiosità più in voga e delle esigenze reali di quelli che ti ritieni essere i potenziali astanti dell’evento. Dopo l’ascolto viene la tua vera bravura, quella di inserirsi in maniera leggera ma decisiva nei discorsi che vengono fatti. Non importi all’attenzione di tutti, ma stuzzica coloro che consideri shareholder per raggiungere il tuo obiettivo.

Il protagonista non sei tu, ma la tua rete

Ricorda sempre che da solo non sei nessuno. Anche se ti chiami Gianni Agnelli, hai bisogno dei tuoi manager e di un governo che ti foraggi le imprese in barba a qualunque regola di un mercato libero. Ogni evento è sempre una grande operazione di PR. Anche se presenti un prodotto nuovo, inauguri uno spazio o vuoi entrare a gamba tesa in un mercato affollato non dimenticare mai che se lo riesci a fare è soprattutto merito del tuo network. Dai quindi spazio a tutti coloro con cui hai collaborato nel corso del tempo, sii intelligente ad invitare coloro che ancora non conosci ma con cui strategicamente vuoi stringere delle relazioni e offri loro spazi e contesti che sai che possano interessare e che allo stesso tempo diano valore ai messaggi che vuoi veicolare.

Costruisci valore attorno a te dimostrandoti poliedrico, vitale e creativo e non abbandonare mai bruscamente qualcuno che hai appena conosciuto mentre ci stai parlando insieme. Quando incontri persone, a meno che non ti innamori a prima vista di quella persona o non si tratta del tuo amico di infanzia, fai sempre un pensierino a quello che potresti farci insieme. Più è assurdo il pensiero che ti verrà in mente, più è probabile che stai trovando un buon contatto per le tue attività.

Dimostrarsi disponibili e trasparenti

Sia che tu sia l’organizzatore diretto dell’evento, sia che tu ti sia affidato ad un’agenzia, la probabilità che qualcosa non vada per il verso giusto o come da programma è sempre molto alta. Fidati, succede anche agli svizzeri quindi non piazzare inutili tragedie.

In queste circostanze l’unica cosa da fare è non nascondersi dietro un dito e neanche cercare di arrampicarsi sugli specchi. Riconoscere le proprie responsabilità è sempre un gesto apprezzato. Non concentrare mai le colpe su una singola persona del tuo team; neanche gli errori si fanno mai da soli anche se, però, è assolutamente necessario verificare quale passaggio dell’organizzazione è saltato per poter correre il prima possibile ai ripari. Se salta completamente tutto l’ingranaggio allora datti all’improvvisazione e, mi raccomando, prendila a ridere.

Raccontare l’evento

Come ogni buon dilemma del mondo della comunicazione: un fatto esiste anche se non viene raccontato? L’albero che cade nella foresta dove non c’è nessuno nel raggio di km e km fa lo stesso rumore?

Per non dover rischiare di rispondere a domande di questo genere relative all’organizzazione del vostro evento non dimenticate mai di raccontare quello che fate. 

All’inizio raccontate la fase preparatoria. Scoprite ospiti e parti di programma confermate di volta in volta senza aspettare gli step finali. Raccontate retroscena attraverso simpatici post sul vostro blog, documentate il dietro le quinte con foto e brevi clip video di interviste o di momenti particolarmente simpatici e di lavoro di squadra.

Durante l’evento, invece, cercate di essere precisi. Il fotografo non deve perdersi nessun momento topico ma neanche i tanti momenti di cazzeggio, di relax. Non dimenticare mai che organizzare un evento porta ad un successo se si raggiungono gli obiettivi indicati all’inizio del processo ma che, soprattutto, tra questi obiettivi non deve mai mancare il fatidico “la gente deve andare via contenta“. Questa sensazione non va tralasciata ma, anzi, raccontata in maniera simpatica e poco impegnativa magari attraverso la registrazione di brevi interviste montate in maniera creativa e simpatica.

Dopo l’evento è fondamentale rilasciare i propri report testuali, fotografici e audiovisivi sul proprio sito o sul sito del mediapartner (con adeguati link diretti al vostro sito in ogni singolo contenuto). Altrettanto fondamentale è stimolare i partecipanti a produrre contenuti attraverso i canali di comunicazione individuali di ognuno: account social, blog, magazine online e qualunque altro mezzo di comunicazione sia a disposizione del vostro pubblico.

Raccogliere il buzz post evento con uno storify o con una pagina del sito dedicata alla “rassegna stampa e web”, integrandola magari con una tagboard, consente di dimostrare che “si è parlato di quello che è successo”. Raccogliere questo materiale vi sarà d’aiuto nel momento in cui vorrete dimostrare quanto fatto a competitor o shareholder.

Hai altri consigli per organizzare al meglio un evento?

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