Sabato 26/01/2013 al Cowo360 si è tenuto l’evento organizzato da Socialab TTT con tema “Alla scoperta del rapporto tra Eventi e Social Media“. Uno spunto interessante di riflessione che ha visto coinvolte molte città (MilanoRomaLecceGenovaBologna) e moltissimi partecipanti.

Gli aspetti che sono stati analizzati possono essere raccolti in tre Aree.

PRE – L’influenza dei social media nel pre-evento e quanto siano importanti nella sua organizzazione e nel portare effettivamente persone. Quanto siano utili i social media nel creare Hype e diffusione dell’informazione.

DURANTE – Live tweeting e conversazione online. Il tipo di evento determina quale social verrà usato per condividere quello che si sta facendo? Quanto l’evento riesce ad espandersi sui social e soprattutto quanto dei social riesce ad entrare nell’evento?

POST –  Continuare l’esperienza dell’evento facendo sharing delle emozioni e dei momenti, anche per misurare l’eco generato. Ed infine, misurazione del successo.

PRE – Creare hype sui social media e raccogliere adesioni

L’organizzazione di Socialab credo che sia un esempio lampante di come i social media  siano determinanti per comunicare e diffondere un evento. Quasi la totalità dei partecipanti, infatti, ha ricevuto la notizia tramite almeno uno de social network (includendo anche lo sharing di post di blog che parlavano dell’evento). Questo ha portato a porsi l’interrogativo di quanta corrispondenza ci sia tra il numero di persone che danno la propria adesione e quanti effettivamente si presentano.

Presa ad esempio la funzione “Eventi” di Facebook, è apparso evidente che i click su “parteciperò” siano sempre di molto maggiori rispetto alle presenze effettive, mentre nel caso di iscrizioni tramite sito web o tramite Eventbrite la percentuale di corrispondenze pare più alta.

Ebbene dalle conversazioni informali scambiate dopo i vari speech è emerso che effettivamente questo è un fattore fisiologico della realizzazione di eventi e che è un fenomeno esistente anche nell’organizzazione offline.

Le soluzioni emerse per cercare di limitare i “no-show” coprono diversi aspetti.
Micaela Fiorito di Google Local Roma, ci ha detto che è la community il punto di riferimento per la creazione dell’evento. E’ infatti necessario conoscere e dialogare con chi fa parte del nostro gruppo di riferimento per allestire un evento che sia interessante, sia per tipo di argomento sia, è apparso evidente tra le righe, per tempistica, indovinando il momento più adatto (periodo dell’anno o ora del giorno) alla tipologia di evento che si organizza.

Altro aspetto importante è individuare il medium di comunicazione più adatto al target di riferimento dell’evento per aumentare l’outreach. Motivo per cui, individuato un social medium principale, non si deve disdegnare l’utilizzo di altri canali di comunicazione se si suppone siano utilizzati dalla community, appoggiandosi anche a servizi esterni come Eventbrite o Meetup.

Infine, ma è una tematica un po’ controversa, rendere l’iscrizione all’evento un pelino più impegnativa di un semplice pulsante “parteciperò” potrebbe filtrare i meno motivati, mentre  ha più alto consenso la teoria che sostiene che un “valore aggiunto” diverso dal tema principale dell’evento sia un richiamo forte e una motivazione maggiore a partecipare, anche quando si richiede un contributo economico.
Esempio di questo approccio viene dall’iniziativa di co-marketing con Jenuino, che ha sponsorizzato parte dell’evento realizzando un aperitivo con prodotti a KM0, sensibilizzando sui temi della sostenibilità alimentare e facendo anche contento il palato. 

Mondrian-sandwich-EventsTTT-Jenuino

 

DURANTE – La condivisione dell’evento in tempo reale sui social media e sul web.

Live Tweeting e streaming dell’evento aumentano la partecipazione senza alcun dubbio. L’evento di Sabato, che era in 5 città, ha fatto raggiungere al tag #eventsTTT il quarto posto tra i trending topic, generando conversazione diffusa sull’argomento, fuori e dentro le location.

Questo aspetto è stato considerato molto importante ai fini dell’arricchimento dell’evento stesso, l’apporto esterno da parte dell’audience è il modo migliore per differenziare ed arricchire gli argomenti ed anche per abbattere la barriera che separa chi presenzia fisicamente e chi virtualmente.

Per smuovere le acque e sfruttare questo tipo di interazione, tramite il profilo di Evermind, ho chiesto se raccontare il setup di un evento fosse un fattore importante per generare hype, la risposta ci è arrivata da Milano, da altri partecipanti che, raccolta la mia domanda, l’hanno discussa e mi hanno fornito una risposta.

Evermind-twitter-eventsTTT-eventi-e-social-media

A differenza di quanto avviene in televisione (come dicevo in questo mio post) Twitter è un medium eccellente per questo tipo di eventi dato che riesce a creare una conversation costante e trasversale tra tutti i partecipanti, indipendentemente da location e KM di distanza.
Ritengo comunque importante la presenza di un community manager durante gli eventi, che si faccia ambasciatore e porti nella conversazione dal vivo domande e considerazioni provenienti da cinguettatori o follower in genere, a principale vantaggio degli ospiti chiamati a tenere speech.
Infatti, per un semplice motivo pratico, coloro che potrebbero avere un parere più autorevole sono un po’ tagliati fuori, proprio perché sono impegnati nel dibattito e non possono in prima persona immergersi nel flusso dei social media al 100%.

Questa modalità però non va presa come unica e funzionale per ogni situazione.
Dato che non tutti gli eventi sono uguali. Gli eventi di tipo “entertainment“, ad esempio, avranno necessariamente di una condivisione live diversa, in genere da dentro l’evento si racconta all’esterno cosa si sta vivendo, con un flusso di tipo opposto rispetto a quello tipico di un meeting/convegno/barcamp.

POST – prolungare l’esperienza vissuta nell’evento

Il post evento è fondamentale per diversi motivi. In primo luogo estende la durata dell’evento stesso.
Continuando le conversazioni, rivedendo le fotografie e ritornando su alcuni argomenti che non si erano potuti approfondire, si continua di fatto a partecipare, aumentando la diffusione e coinvolgendo in differita anche chi non era presente od online nelle date di effettivo svolgimento.

Questo effetto secondario è molto importante, il continuare la diffusione dell’evento cattura l’attenzione di chi non ha potuto partecipare all’evento, suscitando in molti il desiderio di essere presenti alla prossima occasione.
Come nota personale aggiungo che questo avviene sfruttando un comune desiderio di inclusione sociale dell’essere umano, per cui il realizzare di non aver partecipato a qualcosa di potenzialmente interessante può alimentare il desiderio di partecipazione e, quindi, essere già una componente del successo dell’evento seguente.

Come calcolare il ritorno di un evento?

A lato di queste riflessioni, infine, si è discusso del ritorno di un evento e su come calcolarlo.
I ragazzi di Ourstyle hanno osservato che è il promotore di un evento che deve individuare i parametri del successo. Se il successo è calcolato solo in base alla visibilità allora una folla oceanica di persone presenti sarà un segno evidente di successo, oppure se si mira alla vendita di TOT prodotti ad una presentazione, saranno le transazioni eseguite a dover essere misurate, per cui sono sufficienti poche persone ma buone.
Personalmente mi trovo molto d’accordo con questo punto di vista.

In conclusione, così come ogni evento è diverso, sono diverse le metriche da valutare, ma è sempre e comunque un discorso di obiettivi, come in ogni attività di comunicazione bisogna fissarne di primari e secondari e stabilire a priori come misurarli. Sarà poi necessario a posteriori assicurarsi che siano stati scelti gli indicatori corretti e se si sono raggiunti gli obiettivi (verificando anche che fossero realistici).

In conclusione mi sento di dire che l’evento è stato molto illuminante su alcuni aspetti dell’organizzazione degli eventi e su come i social media siano uno dei canali fondamentali per la valorizzazione, ma non l’unico.

Nel complesso sono contento di aver partecipato anche se devo essere sincero, forse c’erano troppi contenuti per 3 ore, il tutto è risultato un po’ compresso, ma ha dato lo stimolo a cercare di parlare e sapere di più.
Il mio auspicio è di restare in contatto con le persone che ho conosciuto per continuare alcune conversazioni interessanti che sono nate al momento del networking (e della cena).

Non posso fare a meno, comunque, di fare un plauso ai ragazzi di Socialab TTT per aver costruito un evento così ricco di spunti ed argomenti, in una cornice così piacevole come quella del Cowo360.

Resto quindi in attesa dei prossimi eventi per partecipare e rivivere esperienze analoghe a questa , rivivendo le sensazioni positive che ho cercato di narrare.

Ovviamente poco più sotto c’è il form per lasciare un commento, eri anche tu all’evento? Oppure hai una tua opinione su come utilizzare i Social Media per garantirne il successo?

Se hai un tuo parere mi farai sicuramente felice di essere partecipe delle tue opinioni.

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