Ci siamo passati anche noi. Quando Evermind ha visto l’alba, ormai 10 anni fa, abbiamo provato numerosi tool digitali, app, piattaforme. Non ne facciamo mistero.
Ne abbiamo testati diversi: Whatsapp, Skype, Facebook Messenger, ma puntualmente ci perdevamo informazioni per strada, i contatti tra la rete di professionisti ne risentivano e la nostra routine lavorativa vacillava.
Ogni volta che decidevamo che era giunta l’ora di provare un nuovo strumento la fatica era doppia: testare il nuovo strumento e trasferire le informazioni da una piattaforma all’altra e si sa, non sempre è facile, possibile e fattibile.
Trovare i tool digitali che rispondono alle nostre esigenze di smart worker non è stato un gioco da ragazzi: ha richiesto tempo, curiosità e perseveranza.
Alla fine, però ce l’abbiamo fatta. Da quando utilizziamo questi 6 strumenti sentiamo che (quasi) tutto fila liscio come l’olio e la nostra vita da smart worker può essere vissuta e pianificata al meglio.
Per questo, se siete alla ricerca di strumenti che rispondano alle vostre esigenze di smart worker o smart working company e volete evitare di vagabondare da un’app all’altra, in questo post vi sveliamo i 6 strumenti indispensabili, secondo noi, per lavorare in modo smart.
1. Google Workspace: il re di tutti i tool digitali per smart workers
Secondo noi, non ha rivali. Google Workspace è il re di tutti i tool digitali. Offre una suite integrata di strumenti e app per il lavoro, la collaborazione e la produttività personale e di squadra.
Google Workspace oltre a essere il tool perfetto per lavorare da remoto, è accessibile da tutti i sistemi informatici: che voi abbiate un PC o un Mac, uno smartphone Android o un iPhone potrete sempre contare su questo sistema di gestione e pianificazione del vostro lavoro.
Google Workspace ha 4 diversi piani tra cui scegliere. Qui in Evermind, utilizziamo il piano Business Starter di Google Workspace per il nostro team. Si parte da circa $5/utente/mese. Per molti di voi, il piano base è probabilmente tutto ciò di cui avrete bisogno. Ecco cosa offre:
Gmail: il client di posta elettronica più popolare
Con il Workspace di Google in pratica si ottiene una versione migliorata senza pubblicità del client di posta elettronica online che probabilmente state già utilizzando. Permette di avere i propri account Gmail con indirizzi email con il vostro nome di dominio aziendale (ad esempio: paolo@nomeazienda.it). Una impresa con uno o due utenti potrebbe essere in grado di gestirsi con account Gmail gratuiti ma una volta che il team inizia ad aumentare vi troverete ad avere bisogno di account che possono essere gestiti separatamente.
Google Calendar: per gestire gli appuntamenti e le chiamate di lavoro
Ci sono diverse app là fuori per gestire le chiamate e gli appuntamenti di lavoro, ma Google Calendar è quella che continuiamo ad usare, nonostante non sia più così giovane. Comparso per la prima volta nella websfera più 10 anni fa, Google Calendar è diventato il tool simbolo di pianificazione e programmazione per eccellenza.
In Evermind, lo usiamo da quando siamo nati perché ci consente di gestire in maniera rapida e indolore le chiamate, gli appuntamenti e gli incontri da ricordare e gli eventi a cui partecipare.
Google Drive: per condividere e accedere ai file in un unico luogo sicuro
Che ci si trovi in ufficio o in viaggio, dallo smartphone o da pc, accedere facilmente da qualsiasi dispositivo è per noi di vitale importanza. La straordinaria funzionalità di ricerca lo rende unico! Questo significa che potete trovare facilmente quello che cercate, non importa quanto voi siate disorganizzati.
Google Docs e Google Sheet: il nostro pane quotidiano
Google Docs e Google Sheets parlano da soli e sono strumenti che usiamo ogni giorno. Questi strumenti ci permettono di creare e modificare documenti di testo e fogli di calcolo direttamente nel browser. Ma soprattutto condividere, commentare e lavorare a 4 e più mani sullo stesso file, in tempo reale.
È possibile importare i documenti per renderli immediatamente modificabili, inclusi file Microsoft Word, Excel e PDF. È inoltre possibile esportare in comuni formati di terze parti. In questo modo è facile collaborare con altre persone o aziende e inviare file avanti e indietro, senza dover installare o acquistare software aggiuntivo.
A nostro avviso, una delle migliori funzionalità di Google Docs e Spreadsheets, oltre al commento in tempo reale, sono le versioni illimitate. Infatti le versioni precedenti sono conservate a tempo indeterminato e non sono conteggiate come spazio in archivio. Google Docs e i fogli di calcolo creati direttamente in Google Workspace non contano ai fini del limite di archiviazione.
Altre strumenti utili: Google Meet, Google Forms e Google Slides
Google Meet: noi preferiamo Zoom in Evermind, ma anche Google Meet fa videochiamate e conferenze in modo semplice e funzionale. Meet è completamente integrato con Google Workspace, così potete partecipare alle riunioni direttamente da un evento del Calendar o da un invito via email. Se utilizzate la versione Enterprise di Google Workspace, è anche possibile utilizzare i numeri di chiamata per quando le persone sono in viaggio oppure non hanno accesso a Internet.
Google Forms: la maggior parte di voi probabilmente ha già compilato un form di Google. Anche se per questo tipo di attività preferiamo utilizzare altre applicazioni (Typeform), Google Forms può offrire un modo incredibilmente facile e veloce per raccogliere informazioni.
Google Slides: ottima alternativa a Microsoft Powerpoint, Google Slides ha la forza di sfruttare il sistema di collaborazione e commento in tempo reale, così come la cronologia illimitata delle versioni.
2. Slack: il nostro ufficio virtuale
Quando abbiamo deciso di introdurre Slack all’interno di Evermind le avevamo provate tutte, ma nessuna delle soluzioni usate fino a quel momento ci aveva convinto. Con Slack, invece, è più facile restare in contatto, creare e alimentare relazioni all’interno del network Evermind e scambiarsi aggiornamenti su ciò che stiamo facendo, mentre siamo sparsi su tutto il territorio nazionale.
Slack è fondamentalmente un’app di messaggistica pensato e progettato per team e luoghi di lavoro utilizzabile su più dispositivi e piattaforme.
È un workspace diviso in “canali” dove si possono inviare messaggi, immagini, collegamenti Internet, video e altro ancora. Sono progettati per semplificare la comunicazione all’interno di un’organizzazione sostituendo cosi molte delle funzioni che un tempo dominavano la posta elettronica.
In Evermind abbiamo creato diversi canali di conversazione legati a progetti e a macro-argomenti e in più, Slack offre la possibilità di raggiungere tutti gli utenti del gruppo in privato, per scambiare due chiacchiere, chiedere pareri e condividere informazioni utili per i singoli progetti e per la persona.
Slack è un tool gratuito e aperto che consente l’integrazione con altri strumenti digitali come Asana, Google Drive e Zoom, senza la necessità di dover spostare il tuo cursore e i tuoi occhi da una finestra all’altra. Così, hai tutto a portata di mano in un solo tool. Facile, no?
3. Asana: per gestire progetti e aggiornarsi sui vari task
Asana è stato uno dei primi strumenti ad affiancarci in questa avventura da smart working company chiamata Evermind. Permette di mantenere i progetti organizzati, definire task, definire le scadenze e assegnarli ai professionisti, inserire commenti e verificare lo stato di avanzamento di tutto il lavoro.
Questo è il tool digitale che usiamo per gestire tutte le nostre attività: appuntare i prossimi articoli da scrivere, il calendario editoriale per i canali social, le grafiche da realizzare, i prossimi passi da seguire e task da portare a termine per progetti aziendali e per gli eventi come il Festival dell’Ospitalità. Solitamente definito come strumento di project management, noi non ci crediamo poi tanto e il perché potete leggerlo qui. Ci piace più definirlo come il nostro miglior alleato per gestire i task e per dirci a che punto del percorso siamo arrivati.
4. Zoom: per chiamarci, parlarci e fare videochiamate
Skype ci piaceva tanto, ma poi ha iniziato a non funzionare più, ad essere continuamente aggiornato e tra un aggiornamento e l’altro, a farci perdere minuti preziosi per confrontarci sui progetti in corso e per stare insieme.
Perciò, abbiamo iniziato a guardarci intorno e abbiamo scelto Zoom per fare le nostre videochiamate, discutere dei progetti e aggiornarci sulle strategie da seguire. Creando il tuo account, personale o aziendale, Zoom genererà dei link da condividere con la persona o con il gruppo con cui hai una riunione. Zoom ti consente di avere stanze di conversazione diverse per persone e gruppi diversi. Inoltre, prevede un piano gratuito che include diverse funzionalità e diversi piani a pagamento dedicati a team di piccole dimensioni, PMI e grandi imprese.
5. Miro: uno spazio infinito per co-progettare e gestire lezioni interattive
Miro è una lavagna interattiva completamente online, alla quale possono lavorare interi team in contemporanea.
È semplice da utilizzare e offre moltissime funzioni utili per molteplici scopi: insegnare, fare lezioni, collaborare, progettare e studiare da solo oppure in compagnia.
Miro presenta anche molti strumenti da utilizzare per i propri lavori, come post-it di colori differenti su cui scrivere, forme e frecce, la possibilità di scrivere a mano con mouse o penne interattive, caselle di testo e altro. Inoltre, su questo strumento, puoi creare mappe mentali, inserire video o immagini.
Il suo grande punto di forza è l’integrazione con i maggiori strumenti collaborativi, come la Google Workspace, Microsoft Teams, One Drive, Dropbox ed altri tool ideali per condividere file ed idee.
Il grande vantaggio della lavagna virtuale Miro è che si tratta di uno spazio infinito, nel quale è possibile incollare o scrivere contenuti di differenti tipo, perché praticamente non ci sono limiti.
6. Toggl: monitora le attività quotidiano per capire dove migliorare
Toggl Track è un’app di monitoraggio del tempo che ti consente di monitorare le tue attività quotidiane su diverse piattaforme; fornendoti informazioni dettagliate e un’opportunità per ottimizzare il tuo flusso di lavoro identificando le aree in cui puoi migliorare. A noi piace per la sua funzionalità e facilità d’uso. Ha tutte le funzionalità necessarie per tenere traccia del tempo rispetto ai progetti. Aiuta anche a migliorare la produttività e fare le cose in tempo. consente di tenere traccia di tutte le tue attività quotidiane e fornisce report sul proprio lavoro e sui propri progetti.
Conclusioni
Per ricapitolare: non esiste un tool giusto per tutti e che metta d’accordo tutte le esigenze professionali ma gli strumenti che scegliamo rappresentano il nostro modo di essere una smart working company e ci piaceva l’idea di condividere quello che usiamo, per innescare un po’ di riflessione e mettere in circolo un po’ di sana curiosità per spingerti a provare, sperimentare e trovare nuove vie per fare ciò che fai da sempre in modo nuovo.
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