Evermind è un network di professionisti, diffuso e liquido sia per caratteristiche professionali che per località geografica.
Questo ci porta spesso e volentieri a lavorare da remoto, a volte da casa (non per forza) e a volte da posti diversi, inclusi gli spazi di co-working. Tutti i progetti che portiamo avanti sono basati su un metodo agile grazie al quale riusciamo a progredire sebbene non si sia (quasi) mai nello stesso spazio lavorativo, mai gomito a gomito e uno vicino all’altro.
E’ una bella sfida che da sei anni, oramai, ci consente di gestire in totale autonomia il nostro tempo lavorativo e di toglierci non poche soddisfazioni.
Uno dei problemi principali dello smart working è quello di individuare lo strumento che possa aiutare nella gestione dei progetti da remoto. Tempo fa, su suggerimento di alcuni professionisti del network e di ciò che avevamo letto online (specialmente sui social), abbiamo deciso [tutti insieme] di adottare Asana.
A distanza di dieci mesi posso tirare una linea, raccontandoti la mia esperienza: inizio subito scrivendo che Asana (nella sua versione gratuita) è un ottimo strumento di task management, ma non è assolutamente un tool di project management.
E’ bene chiarire alcuni concetti prima di entrare nel dettaglio dei motivi per i quali sostengo questa tesi.
Cosa è un progetto
Un progetto è un’impresa complessa, unica e di durata determinata, volta al raggiungimento di un obiettivo prefissato mediante un processo continuo di pianificazione, esecuzione e controllo di risorse differenziate, e con vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità.
Approfondendo il tema sul sito ufficiale di ISIPM (Istituto Italiano di Project Management), possiamo notare che la caratteristica dell’unicità del risultato di un progetto distingue un progetto da un altro e dal lavoro continuativo, tipico di un’organizzazione stabile. Inoltre, un progetto può essere intrapreso a qualunque livello di un’organizzazione e può coinvolgere indifferentemente persone, singole unità organizzative, intere organizzazioni. Una volta terminato, il progetto rilascia le persone che ha coinvolto e le unità organizzative al proprio lavoro.
Le caratteristiche viste rendono un progetto indipendente dal tipo di organizzazione che lo gestisce e dal settore di riferimento in cui quel progetto viene attuato.
Cosa è il Project Management
Una volta definito cosa è il progetto, entriamo nel dettaglio del Project Management. In primis, è bene sottolineare che è una disciplina e come tale va trattata.
Sempre dal sito di ISIPM, leggiamo che il Project Management è l’insieme delle attività di conduzione di un progetto, inteso come “l’applicazione di conoscenze, capacità, strumenti e tecniche alle attività di progetto per soddisfarne i requisiti” (PMI® – Project Management Institute).
Il Project Management si occupa e preoccupa di creare un sistema tra le varie componenti costituite da risorse umane, loro forme organizzative, altri tipi di risorse e strumenti che, trovandosi insieme per un periodo temporaneamente definito, si volgono a raggiungere obiettivi unici, rispettando vincoli di tempo, costi e qualità e limitandosi nell’utilizzo di risorse scarse.
In termini più operativi, la gestione di un progetto, tra le altre, parte dalla definizione dei requisiti e degli obiettivi del progetto, tiene in conto le esigenze di tutti gli stakeholder (portatori di interessi positivi o negativi) che dal progetto sono influenzati, passa attraverso la continua ricerca di un equilibrio tra vincoli in continuo conflitto (tempi, budget, qualità, gestione risorse, rischi, ecc.).
Adesso che il contesto è chiaro, possiamo entrare nel dettaglio dei cinque motivi per cui Asana non è un tool di Project Managament:
1 – Gestione dei task
Asana è task centrico. Una volta creato quello che viene etichettato come “progetto” [sebbene in realtà non lo sia], tutta l’attività si svolge sulla base della creazione di una serie di task, eventualmente gerarchizzati.
Ogni task ha una persona assegnataria ed una data di scadenza; inoltre, è possibile assegnare uno o più follower, cioè persone che seguono l’andamento del task con la possibilità di intervenire commentando il flusso della gestione.
Ogni attività di un progetto deve avere una data di inizio ed una data di fine e, tra le varie altre caratteristiche, l’interdipendenza con le altre attività. Quindi, nel caso in cui la tua azienda non lavori a progetti e non abbia una gestione del portfolio, ti troverai ben presto ad avere un grande problema nella gestione delle diverse milestone di ogni task, soprattutto non conoscendone lo stato di avanzamento ed il tempo necessario affinché questi possano essere completati.
2 – Gestione delle risorse
Tra le attività che coinvolgono il Project Manager c’è quella della gestione delle situazioni di rischio e la conseguente negoziazione tra le risorse coinvolte nel progetto al fine di rispettare i desiderata e le aspettative dello sponsor (uno degli stakeholder da tenere sempre bene in considerazione).
In Asana tutto ciò è impossibile a meno di non riuscire ad usare molto bene la chat messa a disposizione sul task o in generale sul “progetto”.
3 – Gestione dei progetti
In Asana i progetti sono dei contenitori che consentono di creare al loro interno uno o più task.
Ciò è quanto di più lontano ci possa essere dal concetto di progetto che abbiamo visto insieme in precedenza.
4 – Gestione delle responsabilità
Asana organizza tutte le risorse in orizzontale, appiattendo la loro gerarchia e sostanzialmente annullando la capacità di capire le diverse responsabilità.
Difatti, qualunque componente del team può aprire e completare uno specifico task. Non essendoci un’assegnazione di ruoli, potrebbe accadere che il task magicamente scompaia e lo si debba recuperare tramite la ricerca, nel caso in cui si utilizzi la view per task incompleti (quella che preferisco :D).
Inoltre, ancora più grave da un punto di vista del project management, si desautora il ruolo del project manager, non dandogli la possibilità di avere la giusta supervisione sulle diverse attività.
5 – Gestione dei costi
Un altro tema molto importante nel project management è la gestione dei costi. In Asana è completamente assente. Non è possibile assegnare un costo orario (o giornaliero) alle risorse facenti parte del team; inoltre, non essendoci la possibilità di assegnare la durata (gestendola, anche ipoteticamente) non c’è alcun modo per valutare il costo del task e, quindi, del progetto.
Questa è una gravissima lacuna, specialmente per chi , come noi, lavora da remoto e deve stare molto attento alla questione tempi ma soprattutto ai costi.
Conclusione
In questo articolo hai potuto leggere la mia esperienza nell’uso di Asana per la gestione di progetti lavorando da remoto.
Nel caso in cui il team della tua azienda sia poco numeroso e molto affiatato ti consiglio di usarlo ma avendo sempre ben in mente che è uno strumento per la gestione dei task. E’ molto ben fatto graficamente e ci si abitua facilmente all’uso delle diverse interfacce grafiche (anche grazie alla scelta di colori sobri e ben contrastanti).
Tuttavia, ricorda che Asana non è un tool di project management. Nel caso in cui tu voglia approfondire il tema della gestione dei progetti e certificare le tue competenze, partecipa ad uno dei nostri corsi di formazione:
