Organizzare un evento online? Scopri come fare.

Devi organizzare un evento online e ti stai chiedendo da dove partire?

Se devi organizzare un evento online, questi spunti di riflessione introduttivi sono dedicati proprio ai Meeting & Event Manager che si occupano dell’organizzazione eventi.

In questo articolo voglio aiutarti a pensare a tutto quello che potrà servirti per organizzare un evento online al meglio.

Lo situazione attuale.

La pandemia da Covid-19 ci ha prima chiusi in casa e poi ha continuato – e continua tuttora – a impedire le relazioni tra le persone come le ricordavamo prima che il Coronavirus invadesse le nostre vite, senza chiederci il permesso.

Il genere umano vive di relazioni. E il distanziamento ha avuto un impatto, sia economico che sociale, devastante per l’organizzazione di eventi o per qualsiasi attività che avesse il semplice obiettivo di far stare insieme le persone per uno scopo condiviso, qualunque esso fosse.

Organizzare un evento online: la prima cosa da fare.

Il SarsCoV2 ci ha costretti a rivedere le nostre priorità e a riorganizzarci al meglio nella professione, imponendoci di seguire un lavoro per obiettivi che facilitasse il raggiungimento dei risultati, anche per organizzare un evento online.

La prima grande scelta da fare, in termini organizzativi, è quella di decidere se organizzare un evento totalmente digital oppure un evento ibrido (o “phygital”, neologismo che nasce dall’unione dei termini anglosassoni “physical” e “digital”). In entrambi i casi possiamo parlare di evento online – evento digital – ma la presenza o meno dell’evento on-site, cioè qualcosa che si svolge in presenza in un luogo reale, può cambiare le carte in gioco.
Ovviamente, ci sono degli elementi che accomunano tutti gli eventi digital. A seconda della complessità o della tipologia di evento, questi elementi possono essere utilizzati o meno e con diverse modalità.

Gli elementi che analizzeremo possono essere presenti, anche contemporaneamente, nella grande maggioranza delle tipologie di evento.

Il Sito Web nell’organizzare un evento online.

Per organizzare un evento online devi prevedere un Sito Web.

E’ logico che per alcune tipologie di evento, ad esempio un evento di formazione, potresti sostituire l’utilizzo di un sito web dedicato con delle landing page o, anche, con degli applicativi presenti sui social (LinkedIn e FB, in particolare).

Ma prevedere un sito web come centro nevralgico del tuo evento, ti permette di avere tanti vantaggi.

La registrazione all’evento online.

Organizzare un evento online, nella maggior parte dei casi, ha la necessità di avere un sito web che possa permettere, alle persone che vogliano parteciparvi, di registrarsi all’evento. La registrazione può, ovviamente, essere sia a pagamento che gratuita e può permettere alle persone di partecipare a tutto l’evento online o seguire parti di esso.

Informazioni sull’evento on line.

Sul sito internet dedicato all’evento on line potrà essere presente un programma della manifestazione.

Nell’organizzare un evento online, potresti, anche, prevedere un accesso riservato ai giornalisti per far visionare loro del materiale informativo dedicato. O, magari, inserire una serie di video introduttivi all’evento stesso.

Nel caso di eventi ibridi, il sito fornisce informazioni utili sulla sede e sul territorio che ospiteranno l’incontro.

Seguire l’evento online.

Sul sito dedicato all’evento online potrai inserire, all’interno di specifiche sezioni, lo streaming online live delle sessioni video in-formative durante lo svolgimento della manifestazione (ma di questo ne parleremo dopo in modo più approfondito). Inoltre, potrai anche prevedere un Blog su cui i partecipanti all’evento possano confrontarsi o accedere a dei contenuti aggiuntivi specifici.

Mantenere vivo l’interesse e creare la community.

Come ti dicevo, nell’organizzare un evento on line potresti prevedere la creazione di un Blog: i partecipanti all’evento online, una volta concluso, potranno avere un luogo di confronto e di connessione. Non dimenticare che sono le emozioni che viviamo e condividiamo con le altre persone a farci sentire parte di una comunità, sia essa fisica, ibrida o totalmente digitale.

Un sito web dedicato, inoltre, potrà ospitare i contenuti informativi dell’evento online appena concluso, fornendo la possibilità on-demand (gratuitamente, a pagamento, oppure con una quota ridotta rispetto a chi ha fruito dell’evento live) di visionare tutti i video e, quindi, gli speech del programma.

Quest’ultimo servizio sarà anche un utile supporto nel caso il programma dell’evento online avesse sessioni di speech parallele. Anche a me è capitato di partecipare ad eventi online in cui ho dovuto scegliere cosa seguire, data la contemporaneità degli eventi “live”. E sapere di poter accedere successivamente a tutti gli speech mi è stato di grande sollievo.

Nell’organizzare l’evento online non dimenticare, poi, che un sito web dedicato all’evento, sarà il ponte con l’edizione successiva.

Organizzare un evento on line: Streaming Live.

Il cuore dell’evento online è proprio la fruizione video in Streaming Live degli speech dei relatori.

E questo a prescindere dal tipo di piattaforma utilizzata, che sia un “semplice” Zoom oppure una vera e propria
piattaforma per eventi digitali con tanto di regia interconnessa.

Canali e interconnessioni.

A seconda del tipo di meeting, potremo trovarci di fronte ad un unico canale digitale con interventi in successione tra loro; oppure avere una serie di sessioni in-formative in parallelo, con più canali dedicati.

Ogni canale può trasmettere un flusso audio/video. Questo flusso può essere in presa diretta; oppure può essere pre-registrato e poi trasmesso ad una determinata ora, nel corso della manifestazione.

Molto spesso, il relatore che ha registrato in anticipo l’intervento è comunque presente online e, il più delle volte, partecipa alla consueta sessione di domande e risposte proprio in diretta streaming; ciò per garantire, comunque, una reale interazione con il pubblico.

Ci troviamo, pertanto, spesso di fronte a un vero e proprio palinsesto televisivo che gestisce uno o più canali. La scelta di registrare in modalità previa uno o più speech, può dipendere dall’attitudine del relatore o dalla complessità dell’intervento stesso.

Comunicare in una diretta online

Se pensi di organizzare un evento on line, in ogni caso, è meglio fornire agli speaker una breve formazione sul come realizzare un intervento in diretta streaming.

Molti sono ottimi relatori in una sala congressi, ma possono non avere i giusti tempi e le giuste modalità comunicative in una diretta online. Serve, infatti, un’attitudine diversa e utilizzare alcuni espedienti aiuta a tenere viva l’attenzione del pubblico connesso via web.

Ad esempio, molti relatori durante l’intervento chiamano per nome alcuni partecipanti, sollecitandone a vario titolo un piccolo intervento. Il timore di essere improvvisamente chiamati in causa, alza il livello di guardia e di attenzione dei partecipanti.

Nell’organizzare un evento online, anche la gestione del tempo è importante.

In una diretta streaming i tempi sono spesso definiti rigidamente e non si ha la possibilità di sforare, se non di qualche secondo.

Nel caso in cui ci trovassimo di fronte a un evento ibrido, dove un relatore in una sala è trasmesso in tempo reale in diretta online, lo stile e le modalità di comunicazione andranno certamente – salvo rari e motivati casi – nella direzione dell’elemento online.
Come già accennato, in presenza di sessioni parallele, il partecipante all’evento è indispensabile possa visionare le registrazioni degli Speech anche dopo la manifestazione, proprio sul sito web.

Area Expo

Molti eventi e manifestazioni (ad esempio le fiere) hanno una sessione dedicata all’incontro fra domanda e offerta.

Intorno ad un argomento – professionale o relativo a interessi personali – ruotano realtà che forniscono prodotti e/o servizi e per i partecipanti. A vario titolo, può essere interessante dar vita a questo confronto.

Sia che l’evento sia ibrido che totalmente online, può essere interessante attivare un’area espositiva virtuale, dove il partecipante possa entrare in contatto con le aziende a cui è interessato.
Queste aree possono essere caratterizzate, in genere, da due approcci interattivi: il profilo dell’azienda può apparire simile a quello di un social network, oppure, l’interfaccia può simulare graficamente un vero e proprio stand.

Ricorda che sono tramontate le aree espositive interattive 3D, stile second life per intenderci, magari “belle da vedere” ma, certamente, poco funzionali.

Che il profilo aziendale appaia in stile “social” oppure in stile “stand virtuale”, solitamente, troviamo la possibilità di conoscere l’azienda e i suoi prodotti. Tutto ciò attraverso testi, video o podcast descrittivi. E’ indispensabile, inoltre, dare la possibilità agli utenti d’interagire con i referenti dell’azienda attraverso chat testuali o videochiamate in tempo reale.

Queste aree espositive possono vivere prima, durante e anche oltre l’evento e lo svolgersi del programma.

Nel tempo – disattivando magari le interazioni live – questi profili aziendali possono essere una vetrina per gli sponsor dell’evento; le aziende possono, infatti, avere degli espositori virtuali anche dopo molti giorni dal termine naturale dell’evento. Questo è molto interessante per le aziende quando il sito web è lo strumento principe di gestione fra un evento e la sua successiva edizione.

Alcuni consigli

Se si deve organizzare un evento online, parlando di eventi ibridi, dobbiamo fare una distinzione tra eventi incentrati sull’incontro reale e eventi che equiparano il reale (on-site) al virtuale (on-line).

In ogni caso, il consiglio personale è quello di non realizzare un evento ibrido in cui la fruizione sul web sia solo l’appendice dell’evento.

Se si deve organizzare un evento online e si decide di realizzare un evento ibrido, tutta l’organizzazione dovrebbe ruotare principalmente intorno all’elemento digitale. Tutto ciò per fornire uno sprint non indifferente anche alle consuete, a volte superate, tempistiche e modalità dell’evento reale.

Nel caso in cui si optasse per la realizzazione di un evento totalmente online, il consiglio è quello di non strutturare un semplice palinsesto televisivo.

L’interazione con gli utenti online, che hanno un’attenzione più bassa rispetto agli eventi in presenza – come accennato in precedenza – va stimolata. Questo sia durante le sessioni informative che durante specifiche attività che coinvolgano direttamente il pubblico.
Molto utile può essere l’idea d’inviare a casa dei partecipanti, ad esempio, del cibo e delle bevande particolari da consumare insieme in un preciso momento dell’evento, favorendo l’interazione tra gli utenti. L’importante è che nell’arco della giornata ci siano delle attività, dei quiz, delle gare a squadre e altre soluzioni che possano rendere la partecipazione interattiva ad un livello alto.

Organizzare un evento online non è una semplice trasmissione televisiva.

Senza coinvolgimento e interazione il flop è garantito.