Venerdì 28 settembre inizierà la IV edizione del Festival dell’Ospitalità che quest’anno si terrà a Nicotera, il borgo sulla Costa degli Dei attualmente sede della Dieta Mediterranea.
Si è ampiamente parlato sul perchè organizziamo tre giorni di ispirazione e formazione gratuita rivolta agli operatori turistici; lo abbiamo fatto consapevoli della sfida che ci attende e della responsabilità che ne deriva. Cerchiamo, infatti, di mettere in evidenza quelle opportunità che spesso ci sfuggono , se non a parole, creando un momento di dialogo e confronto, lento, tra professionisti che vivono di turismo. Nel farlo, le tre aziende calabresi organizzatrici ( Evermind, Home for Creativity e Cooperativa sociale Kiwi ) portano avanti i propri valori creando una commistione unica nel suo genere.
Oggi voglio parlarti di un altro aspetto del Festival dell’Ospitalità, forse poco affrontato: come si organizza un evento lavorando da remoto? Sì, perchè quello che vivremo tra pochi giorni sarà una manifestazione alla quale hanno contribuito professionisti distribuiti su tutto il territorio italiano, dalla Toscana alla Calabria, passando per Lazio, Umbria e Puglia: può sembra impossibile , di certo facile non è 🙂
Organizzare un evento da remoto
L’organizzazione di un evento, piccolo o grande che sia, è totalizzante – come mi ha scritto recentemente Brunella Giacobbe ( responsabile della comunicazione del Festival dell’Ospitalità) – non è solo una questione di quanto tempo richieda, ma di come ti porta a vivere il progetto a livello di emozionale. Organizzare un evento è di per sè come crescere un figlio, la grande differenza è che non hai ( spesso ) nove mesi di gestazione per preparti psicologicamente; devi riuscire a comprimere correttamente i tempi, sapendo che avresti bisogno di più tempo per curare determinati aspetti ma consapevole che vanno incastrati con il lavoro degli altri professionisti.
Diventa , quindi, fondamentale avere una grande responsabilità nella gestione del proprio tempo lavorativo e nel rispettare quello altrui.
Si parlava di emozioni, durante questi mesi credimi che ho provato di tutto, dalla felicità all’ansia, dalla completa concentrazione nel riuscire a produrre ciò che renderà l’evento esattamente com’era nei tuoi piani iniziali, passando poi per la forte empatia che inevitabilmente si innesca con tutti i componenti del team organizzativo.
Il primo consiglio è proprio questo: scegli bene i professionisti che dovranno occuparsi di mettere in piedi e poi in moto tutto: non è solo una questione di caratteristiche professionali, quanto piuttosto di quei tratti psicologici e comportamentali che faranno sì che il mix che ne scaturirà sarà esplosivo.
Lavorare da remoto , senza spesso un contatto fisico, è già di per sè difficile. Se poi, come per la IV edizione del Festival dell’Ospitalità, lo fai con una squadra con tanti componenti nuovi, diventa più complesso ma anche più entusiasmante.
Arriviamo al secondo consiglio: scegli bene gli strumenti tecnologici da usare avendo cura di pensare bene a quali esigenze devono rispondere. Troppi strumenti disperdono le energie e rischiano di non farti raggiungere gli obiettivi. Semplifica, sempre, scegli quelli giusti, gli strumenti che ti diano la possibilità di lavorare in mobilità. Se non c’è un app dedicata per il tuo cellulare, o quanto meno non è correttamente navigabile da questa tipologia di dispositivo: semplicemente scartalo, non fa per te.
E’ un aspetto rilevante: non è pensabile poter organizzare un evento lavorando da remoto se non hai possibilità di gestire, supervisionare e comunicare, oltre che promuovere, portando tutto dietro con te.
La comunicazione interna è un altro aspetto rilevante: noi ad esempio abbiamo scelto di usare un gruppo Whatsapp e, probabilmente, dalla prossima edizione cambieremo strumento. Per poche persone e comunicazioni veloci è ottimo; se , però, si inizia ad essere in tanti con tante cose da dire, magari usando i messaggi audio vocali , diventa impossibile ricercare contenuti specifici, risalire a quando avevi detto una cosa specifica. Inoltre tende ad essere dispersivo: il consiglio è: se scegli Whatsapp / Telegram o Viber, usali con parsimonia.
Una telefonata in più , ed un messaggio in meno, salva il tuo progetto 🙂
Adesso devo lasciarti, perchè il Festival dell’Ospitalità è alle porte e sono ancora tante le attività da terminare.
Ti aspettiamo a Nicotera!
