Usi WhatsApp per la comunicazione aziendale? Questo articolo ti aiuterà ad eliminare WhatsApp dalla tua comunicazione aziendale e a migliorare la tua vita lavorativa.
- Contesto generale
- I limiti di whatsapp per la comunicazione aziendale
- Come rivedere i processi di comunicazione interna ed esterna
- Slack: lo strumento di comunicazione scelto da Evermind
- Come abbiamo eliminato WhatsApp nella nostra comunicazione aziendale
- Conclusioni
Whatsapp è uno degli strumenti di messaggistica più diffusi; ha certamente cambiato, in modo profondo, il modo di comunicare e relazionarsi di tanti di noi.
Anche tu passi gran parte del tuo tempo leggendo messaggi, partecipando a tantissimi gruppi e ascoltando messaggi audio lunghissimi?
Continua a leggere per scoprire come eliminare Whatsapp come strumento di comunicazione aziendale – interna ed esterna. Ti consiglierò nuovi strumenti che, sicuramente, ti aiuteranno a migliorare le performance nella gestione del tuo lavoro in Smart Working.
I limiti di WhatsApp per la comunicazione aziendale
Diciamolo, WhatsApp si è diffuso così largamente per due motivi: il primo è la semplicità di utilizzo rispetto ad altri sistemi di messaggistica. Il secondo è il suo legame a filo doppio con Facebook. Se hai una pagina Facebook e vuoi intercettare i messaggi che arrivano dai tuoi fan, hai la possibilità di farlo direttamente in pochi click. In un contesto B2C, è certamente lo strumento ideale per creare relazioni con i tuoi clienti privati, fidelizzandoli, al fine di ottimizzare le vendite dei tuoi prodotti o servizi.
Tuttavia, l’utilizzo di WhatsApp, in un contesto B2B o aziendale ha grandi limiti rispetto a strumenti nati con il preciso intento di strutturare la comunicazione.
Primo limite: pur volendo, non puoi evitare di ricevere le notifiche se un’altra persona ti scrive. Ne consegue il non riuscire a creare quel giusto equilibrio tra tempo lavorativo e tempo personale, tema affrontato più volte nel nostro magazine.
Un altro aspetto critico è la difficoltà di lettura e interazione quando partecipi a gruppi con più di 3 persone all’interno: difatti, il flusso di interazione, domanda/risposta non è separabile (o oscurabile). Questo crea, inevitabilmente, confusione e una scarsa qualità della comunicazione con gli altri interlocutori. Inoltre, è difficile ricercare messaggi e documenti – a prescindere dalla tipologia e dall’argomento trattato – soprattutto quando partecipi a tanti gruppi e hai tanti messaggi con persone diverse.
Infine, i messaggi audio che, personalmente, ritengo siano il vero grande male di questo strumento. Perché? Impossibile cercare ciò che si dice negli audio, spesso sono lunghi, lunghissimi e ti viene da chiederti: “ma non si faceva prima con una telefonata?”
Foto di Sara Kurfeß su Unsplash
Arriviamo quindi al nocciolo della questione: a prescindere dallo strumento che sceglierai per la comunicazione in azienda (Skype, che soffre degli stessi problemi, Telegram idem, ecc. ), ricordiamo sempre che l’interazione digitale non è calorosa ma, tendenzialmente, fredda. Quindi, inviare un messaggio audio equivale a far passare un messaggio del tipo: “Sono pigro; non ho tempo, né voglia di interagire con te. Ti mando un audio così, quando poi sarà, mi risponderai.” Magari con un altro audio – Argh!
Come rivedere i processi di comunicazione aziendale interna ed esterna
Partendo dai limiti di WhatsApp, è indispensabile rivedere e riformulare i propri processi di comunicazione aziendale, sia interna (nel tuo team) sia esterna (tra il tuo team e i clienti), evidenziando prima di tutto quali sono i valori che vuoi mantenere ben saldi; inoltre bisogna porre la giusta attenzione agli aspetti che per te sono centrali in azienda.
In Evermind, la strada maestra è creare relazioni umane tra professionisti che lavorano da remoto. Siamo naturalmente predisposti alla condivisione della conoscenza, delle esperienze e alla totale trasparenza. Per noi, quindi, non era pensabile usare WhatsApp nella comunicazione aziendale.
Foto di Austin Distel su Unsplash
Slack: lo strumento di comunicazione scelto da Evermind
Tempo fa scrissi un articolo su Nomadi Digitali dal titolo “5 Strumenti digitali in Cloud per gestire un progetto da remoto in Team“. Rileggendolo a distanza di anni, mi viene da aggiungere che non solo mi ha consentito di eliminare di un buon 80% le email inviate (statistiche alla mano), ma soprattutto ci ha consentito di eliminare definitivamente WhatsApp dai processi e dagli strumenti di comunicazione (interna) in Evermind.
Slack è una piattaforma all-in-one, il cui mantra è:
Il lavoro in team può essere difficile, caotico e complicato… ma è comunque il modo migliore di lavorare. Ecco perché abbiamo creato Slack: un luogo in cui le persone possono portare a termine il proprio lavoro, insieme.
Questo strumento si basa sul concetto di Workspace. Puoi pensarlo come una scatola, al cui interno ci sono utenti e contenuti di vario tipo. Puoi creare diversi workspace per comunicare con i tuoi clienti, oppure puoi partecipare a diversi workspace per interagire e scoprire nuovi mondi (la maggior parte delle Big Company, come Mailchimp, ha il suo workspace Slack per comunicare direttamente con i propri partner e/o clienti).
Quali sono i vantaggi? Al suo interno, ogni workspace consente di creare diverse stanze, pubbliche o private – accessibili, quindi, solo agli utenti invitati a partecipare; ma ancor più interessante è che qualsiasi contenuto è ricercabile immediatamente, grazie ad un potente motore di ricerca; inoltre, non è possibile inviare messaggi audio (non male, eh?!).
Un’ altra funzionalità interessante è il thread. Di cosa parliamo?
Hai presente quando su WhatsApp vuoi rispondere ad un messaggio inviato nella chat (di gruppo o singola)? Ciò che fa WhatsApp è sostanzialmente di scrivere la tua risposta nello stesso stream, rendendo difficile capire chi dice cosa, generando confusione ed il rischio di non capirsi.
Il thread nasce con l’intento di separare nettamente le comunicazioni. Come vedi nell’immagine, si possono creare tanti flussi separati e paralleli di comunicazione, dove portare avanti l’interazione su quello specifico argomento, senza inficiare la bontà e la qualità della comunicazione dello stream principale.
Voglio condividere con te un’ ultima funzionalità interessante: il remind. Spesso riceviamo messaggi e poi ce ne dimentichiamo. Li leggiamo e rimangono abbandonati. Su Slack hai la possibilità di scegliere se quello specifico messaggio deve essere considerato “da leggere” e puoi dire allo slackbot di ricordarti di fare qualcosa in un momento preciso rispetto a quello specifico messaggio.
Come abbiamo eliminato WhatsApp dalla comunicazione aziendale
Ok, dirai, e quindi? Come hanno eliminato WhatsApp? Sono curioso 🙂
Una volta individuato lo strumento di comunicazione aziendale – per noi è stato Slack, ma esistono altrettanto valide alternative – abbiamo seguito pochi e semplici passaggi.
Prima di tutto abbiamo installato WhatsApp Business sui nostri numeri aziendali. Questo perché con WhatsApp Business si attivano una serie di funzionalità interessanti, tra cui la possibilità di mettere il tuo stato come “assente” e attivare una risposta automatica.
Una volta terminato questo passaggio, abbiamo scelto un messaggio in risposta automatica con il quale invitiamo la persona a telefonarci o a scriverci via mail o, nel caso in cui abbia scelto di entrare direttamente in contatto con i processi interni dell’azienda – è una scelta libera del cliente – di scriverci su Slack; il tutto, usando un linguaggio in linea con lo spirito e i valori aziendali di Evermind.
Lo ammetto, all’inizio la cosa ha creato non poca ilarità e battute. Però, essendo tutti nella stessa situazione di odio/amore verso gli strumenti di messaggistica, dopo poco tempo, ha funzionato e siamo riusciti ad eliminare completamente WhatsApp dai nostri processi di comunicazione.
Conclusione
Scegliere lo strumento di comunicazione aziendale non è semplice, anzi tutt’altro, direi che è un progetto molto delicato. Bisogna individuare bene quali sono i valori dell’azienda, qual è il mercato al quale ti rivolgi, chi sono gli attori coinvolti e darsi delle tempistiche precise per portare a casa la transizione verso il nuovo strumento.
Se vuoi approfondire le tecniche, i metodi e gli strumenti che usiamo, e se vuoi mettere in gioco il tuo modo di fare impresa, puoi approfondire il nostro servizio Smart Working.
