La wiki aziendale è quel fantastico luogo in cui sono presenti tutte le informazioni più importanti dell’azienda.
Cercherò quindi di spiegarti quali sono le ragioni per cui è importante considerare questo investimento e qualche indicazione su come effettuarlo.
Piccolo spoiler, qualora tu lavori in una realtà che lavora in remoto o modalità ibrida, mi sbilancio nel dirti che quest’attività è imprescindibile.
- Caratteristiche della Wiki aziendale
- Struttura della Wiki aziendale
- I contro della Wiki Aziendale
- Alcuni consigli
Caratteristiche della Wiki aziendale
Le caratteristiche di questo luogo sono “poche” ma fondamentali, ovvero dovrebbe essere:
- accessibile
- comprensibile e personalizzato
- facilmente modificabile
- condivisibile verso l’esterno in alcune sue parti
Queste sono le caratteristiche più importanti che rendono la wiki aziendale realmente utile e soprattutto utilizzata ed aggiornata.
Pensa quindi di possedere uno spazio in cui tutte le persone possono accedere per consultare:
- le procedure;
- la vision aziendale ed il manifesto;
- i report;
- le politiche aggiornate;
- le linee guida di comportamento;
- i recap dei meeting e delle call;
- i progetti;
- la formazione sugli strumenti utilizzati;
- le risorse;
- il media kit;
- le faq;
- etc.
In sostanza ogni domanda sui materiali aziendali deve trovare risposta all’interno di questo luogo digitale, e questo luogo deve possedere vari collegamenti e gerarchie per permettere una semplice ricerca dell’informazione desiderata.
Tipicamente, soprattutto con le aziende con un discreto turnover aziendale, si incomincia quest’attività e questo investimento per semplificare i processi di onboarding, in modo che i nuovi dipendenti possano accedere (e tornare a consultare) alle informazioni di cui hanno bisogno.
È però anche importante per:
- promuovere la trasparenza ed allineare tutte le persone coinvolte attraverso annunci aziendali, obiettivi trimestrali o annuali e documenti strategici;
- favorire la collaborazione affinché il team possa leggere e rivedere le informazioni e gli step aziendali più importanti.
Posso confermarti che, per esperienza diretta, consolidare queste risorse farà risparmiare tempo e pensieri a te e a tutte le persone del team.
Questo perché, la disponibilità organizzata di tutte queste informazioni, può ridurre la confusione e la diffusione di informazioni errate in quanto tutti lavorano sugli stessi documenti.
L’aggiornamento dei documenti canonici inoltre è più “semplice”, perché deve avvenire in un solo luogo.
Senza contare che, alcune parti di queste sezioni, potrebbero anche essere facilmente condivise verso l’esterno (clienti, fornitori, partner, sponsor, etc.)
Struttura della Wiki aziendale
Desidero condividere con te alcune nozioni di base:
Creare una pagina per spazio di lavoro
Spesso ogni team di un’azienda ha una propria pagina di lavoro (una per il design, una per il marketing, una per lo sviluppo ecc.).
Poiché ora le informazioni aziendali si trovano in un unico luogo, la distribuzione di queste conoscenze avviene con un solo clic. Invece di dover aggiornare i documenti in molti luoghi, raccoglierli tutti e condividerli più volte, si può semplicemente indirizzare tutti alla pagina dell’intera organizzazione.
Inserire diversi collegamenti e gerarchie
All’interno di queste pagine ci saranno altre pagine che aiutano a tenere organizzati i documenti, i piani o i processi aziendali.
Queste pagine possono contenere qualsiasi cosa e qualsiasi componente visuale (testi, video, immagini, database, etc.).
Lo strumento che stai vedendo in queste immagini è Notion, puoi trovare un loro template qui, il quale è stata la nostra scelta in SurfWeek per realizzare la Wiki aziendale.
Ad esempio nell’ultima immagine puoi vedere il database con il resoconto di “tutti” i nostri meeting.
Come forse hai potuto notare (nel caso sei sempre in tempo per recuperare) è importante sempre dare una descrizione di queste pagine, spiegare le logiche e personalizzare i messaggi.
Impostazione delle autorizzazioni per la condivisione
Quando si crea una wiki aziendale, potresti voler mantenere alcune informazioni private o assicurarti che siano accessibili solo ad alcune persone.
Se la wiki aziendale è condiviso con l’intero team, tutti possono accedere a tutte le pagine della wiki.
Quindi, se ci sono informazioni che si desidera tenere riservate solo a poche persone, è meglio creare delle sezioni separate.
Naturalmente, la questione può diventare un po’ più complicata a livello aziendale (anche se facilmente risolvibile).
Potresti volere ad esempio che alcuni team siano in grado di vedere informazioni che altri non possono vedere.
I contro della Wiki Aziendale
Ci tengo a sottolineare nuovamente che la creazione di una wiki aziendale va a vantaggio dell’intera organizzazione.
Consolida le informazioni essenziali, le rende accessibili a tutti e mantiene tutto aggiornato, sia che si tratti di un processo che tutti devono seguire, sia che si tratti di un documento che deve essere letto.
Cerco però di sintetizzare gli aspetti da considerare in questo investimento:
- È onerosa da mantenere
- Hai bisogno di persone che la gestiscano e che ne siano responsabili
- Ci vuole tempo per far conoscere il sistema e la struttura
Ad esempio in SurfWeek, azienda full remote, abbiamo introdotto quest’anno la Wiki aziendale ed è stato particolarmente oneroso soprattutto per l’ultimo punto.
La maggior parte dei collaboratori non era del tutto consapevole di questo importante strumento e dell’importanza di mantenerlo aggiornato.
Alcuni consigli
Penso che siamo d’accordo nell’affermare che tutto cambia quando si inizia a documentare il lavoro in modo sistematico il che permette di conferire al team anche una maggiore chiarezza sulle priorità.
“Quando le persone hanno ben chiare le priorità più importanti dell’organizzazione e del team con cui lavorano… non solo sono molto più produttive, ma scoprono anche di avere il tempo di cui hanno bisogno“. Stephen Covey
Facile a parole ma come farlo passo dopo passo?
1. Prepara il terreno per il team
Incomincia ad inserire contenuti di base, in modo che tutti abbiano qualcosa da digerire quando si inizia ad aggiungere persone all’interno della Wiki aziendale.
Crea alcune categorie di base; molte aziende le creano in base a funzioni come il prodotto, l’ingegneria o il marketing.
Altre le strutturano in base a processi comuni come la fatturazione, l’inserimento dei clienti o le politiche sulle ferie.
Prova infine ad inserire 3-5 pagine con un titolo e un paragrafo per ciascuna, in modo che il team possa immaginare come verrà utilizzato questo strumento.
2. Non lasciare che il perfetto si intrometta nel fare
Quando prepari questo luogo per il team, limitati a un’ora o due di lavoro.
Non pensare di dover documentare tutto prima di aprirlo agli altri, in quanto non sarebbe poi digerito ed utilizzato.
3. Coinvolgi il gruppo
Tutti i membri del team hanno qualcosa da condividere.
Molto probabilmente ognuno conosce un’informazione o un processo che gli altri non conoscono.
Invitali a condividere queste informazioni con delle call to action chiare!
È fondamentale incoraggiare tutti a partecipare, in quanto l’obiettivo è non lasciare che una sola persona “possieda” il contenuto del vostro wiki.
4. Fare riferimento, non ricreare
Se disponi già di conoscenze ben documentate altrove, fanne riferimento all’interno delle pagine.
5. Utilizza i tuoi strumenti di comunicazione per aggiornare il team
Con molti strumenti, tipo Slack, è possibile creare delle automazioni che ti permettono di inviare gli aggiornamenti e le modifiche svolte al canale pertinente.
6. Rendilo utile fin dal primo momento
Aiuta le persone ad ambientarsi indirizzando immediatamente l’attenzione su una pagina di loro competenza e che potrebbe usare sul lavoro.
Con questa piccola accortezza le persone hanno il 30% in più di probabilità di continuare a usare questo strumento se vedono una pagina utile durante la loro prima esperienza con il prodotto.
7. Suggerimenti a persone specifiche
Pensa ad alcuni dei processi che utilizzate regolarmente. Chi ha le maggiori conoscenze su questi processi?
Come anticipato nel punto precedente quindi crea dei piccoli suggerimenti di pagine per ciascuno di essi ed assegna a queste persone esperte l’elaborazione di questo documento.
Questa pratica produce tre risultati positivi:
- la documentazione sarà il più accurata possibile;
- favorisce un senso di orgoglio nelle persone per il fatto di possedere conoscenze che nessun altro ha;
- la presenza di un responsabile diretto favorisce il senso di responsabilità, garantendo che il processo venga effettivamente documentato.
8. Documenta tutti i processi con più di 3 fasi
Tutti noi siamo per natura smemorati.
Per attenuare la dimenticanza, è necessario scrivere tutti i processi con tre o più fasi.
In questo modo si risparmia tempo in caso di assunzione di nuove persone, trasferimento di persone in nuovi ruoli o perdita di un membro del team di lunga data.
Come lo scienziato e autore Atul Gawande ha studiato e scritto nel Manifesto delle liste di controllo, le liste di controllo per i processi in più fasi eliminano gli errori.
9. Documenta tutto ciò che avete ripetuto più di 3 volte
A nessuno piace ripetersi in continuazione.
Risparmia tempo scrivendo (o facendo scrivere) tutto ciò che è stato già detto tre volte.
Questo perché, se hai già risposto a una domanda tre volte, è molto probabile che ti venga posta di nuovo la stessa domanda.
Con questo approccio si facilita anche la scalabilità, documentare i processi comuni significa aiutare il team a crescere e prosperare insieme.
10. Documenta tutte le iniziative che coinvolgono più di 3 persone
Un maggior numero di persone comporta una maggiore complessità.
Le linee di comunicazione aumentano esponenzialmente quando più membri del team vengono coinvolti in un progetto.
Questo significa che ci sono più possibilità di confusione e magari di svolgere attività non strettamente necessarie.
Documentando i progetti in cui sono coinvolte molte persone, diventa più facile per le persone ottenere il contesto, fare domande e collaborare.
