La vita di ogni individuo si sviluppa rispetto a tre tipologie di attività: routinarie (es: mangiare, bere, dormire), impreviste (es: andare al pronto soccorso) e attività non-routinarie o progettuali (es: fare un esame). Infatti, quando si affronta un esame, generalmente si compie qualcosa di unico e si raggiunge un obiettivo specifico che, però, è solo un tappa intermedia nella nostra vita personale e professionale.
Una serie di attività, svolte in modo coordinato per giungere ad un obiettivo finale, definiscono cosa è un “Progetto”. Un progetto è, quindi, “Un insieme di sforzi coordinati per il raggiungere un obiettivo unico e in un tempo limitato”.
Ed essendo i progetti molto importanti per il futuro (di un individuo come di un network o di una organizzazione intera), come vogliamo governarli o, meglio, gestirli? Male? No di sicuro! Per tale ragione, più di mezzo secolo fa, alcuni studiosi hanno iniziato a dare corpo ad una disciplina che è, oggi, universalmente nota come “Project management” (PM). E quali sono i macro-processi di PM necessari per gestire al meglio un progetto?
Dobbiamo seguire un ben determinato ciclo di vita gestionale: Avvio, Pianificazione, Esecuzione, Controllo e Chiusura del progetto. Durante tale ciclo di vita occorre gestire bene tutte le variabili di progetto o, meglio, tutte le aree di conoscenza del PM che sono: Ambito, Tempi, Costi, Risorse umane, Qualità, Rischi, Comunicazioni, Forniture, Stakeholder. Ma, soprattutto, dobbiamo gestire l’Integrazione dei dati/informazioni relative alle aree precedenti, dati che, spesso, risultano essere in forte contrapposizione tra loro (vedi tempi, costi e qualità). Ed è solo da tale integrazione delle informazioni che può definirsi un buon Piano di progetto. A governare la “nave progetto” lungo “la rotta” (piano) definita e verso il porto di attracco prescelto, non può che essere nominato un unico responsabile, generalmente chiamato Project Manager.
A supporto del Project Manager e del suo Team, per permettere di descrivere, analizzare e gestire al meglio le varie informazioni, la disciplina di PM ha definito vari strumenti e tecniche. Fra essi i più noti sono:
– Project Charter: documento redatto nella fase di avvio e descrivente Obiettivi, Esigenze del committente, Attori, Vincoli, Norme e leggi di riferimento, Limiti di spesa, macro rischi, ecc.;
– WBS – Work Breakdown Structure: struttura di scomposizione top-down rappresentante il “Cosa fare”;
– Matrice di responsabilità: tabella che individua per ogni elemento finale della WBS, detto Work Package, la persona/ente responsabile della sua realizzazione;
– Reticolo logico: grafo rappresentate le attività di progetto e i legami di propedeuticità fra le stesse;
– Gantt (o crono programma): diagramma a barre che, rispetto ad un calendario lavorativo, descrive le attività di progetto e la loro collocazione temporale;
– Curva ad “S” del Budget: curva che rappresenta lo sviluppo nel tempo dei costi di progetto;
– Earned Value: metodo che permette, mettendo in relazione i costi previsti con quelli attuali, di evidenziare le performance economiche di progetto e di proiettare il budget a finire.
Sempre più si sente la necessità di formare adeguatamente i project manager ed i loro collaboratori, certificandone anche le conoscenze/competenze. Per tale ragioni, alcune organizzazioni culturali e no-profit hanno definito degli standard certificativi di riferimento. Tra tali organismi i principali sono:
– PMI – Project Management Institute (USA): www.pmi.org
– IPMA – International Project Management Associates (CH): www.ipma.ch
– ISIPM – Istituto Italiano di Project Management (IT): www.isipm.org
Aggiornamento: il corso propedeutico alla qualificazione per la certificazione in Project Management ISIPM-Base® si terrà a Roma il 3-4-5 Settembre 2019.
